Transfert de bureaux : comment réussir le déménagement d’une entreprise ?

Envisagez-vous un transfert de bureaux dans une autre région ? La logistique et quelques autres facteurs peuvent vous paraître compliqués. Cependant, prenez de bonnes dispositions professionnelles pour le bon déroulement du déménagement. Comment réussir le déménagement d’une entreprise ? Découvrons ensemble la méthodologie adéquate pour mieux réussir cette mission délicate.

Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Dès la prise de décision du transfert de bureaux, quelques démarches administratives sont à envisager. Il s’agit notamment de la résiliation du bail, l’annonce au propriétaire et les travaux de rénovation.

Résilier son bail

Tout d’abord, il est à préciser que vous pouvez mettre un terme stratégique à votre contrat de bail commercial tous les 3 ans. Cela prend effet dès la signature du contrat. On ne demande pas de motif concret. Il existe cependant des bails exigeant une durée supérieure à 9 ans, des locaux construits pour une utilisation unique, etc.

Annoncer la décision au propriétaire

Dès la prise de décision, il est recommandé d’adresser au propriétaire du local un courrier avec accusé de réception. Il est également possible de passer par acte d’huissier lorsque le bail est prolongé de façon stratégique. Puis, il faut annoncer le congé 6 mois avant le transfert de bureaux. Enfin, pensez aux travaux de rénovation du bureau avant de le quitter.

Comment ça se passe pour un déménagement ?

Que prévoir pour le transport ?

Il est important d’élaborer un inventaire des objets à transporter quelques semaines avant le déménagement. Il s’agit notamment des équipements de travail (électroniques, papiers, meubles, etc.). Puis, on doit jeter les équipements hors service. Prévoyez également de commander les nouveaux équipements pour le nouveau local.

Rangez les documents papiers dans des cartons de déménagement bien scellés. Les appareils électroniques quant à eux sont à déplacer et à manipuler avec grand soin et délicatesse. Pour gagner du temps lors de l’occupation des bureaux du nouveau local, préparez des étiquettes avec le nom de chaque salarié à sticker sur les cartons. Les meubles démontables facilitent la tâche et peuvent être démontés et bien emballés pour le transport.

Quel est le prix moyen du déménagement ?

Le coût du déménagement d’une entreprise varie en fonction de certains facteurs tels que le nombre de postes à déménager, le volume des postes, le contenu des postes et la distance à parcourir pour le transfert. Cependant, un déménagement professionnel coûte en moyenne 100 à 200 euros par poste. Il est important de toujours prévoir les éventuels frais annexes.

Pourquoi déménager son entreprise ?

Le déménagement professionnel survient lors de l’inadéquation du local aux activités actuelles. Les activités de votre entreprise s’amplifient et le local n’est plus trop confortable conduisant au déménagement vers un local plus grand. Une autre raison du déménagement est la réduction du coût de loyer. Une entreprise vise perpétuellement la réduction des dépenses pour maximiser les entrées.
Certains cas de force majeure telle que la vente de l’immeuble par le propriétaire sont des raisons pour un déménagement professionnel. Essentiellement, une entreprise se doit de s’adapter à chaque ère et de se conformer aux critères contemporains. Un changement de local permettra ainsi d’aménager dans un cadre plus adéquat et plus élégant.

Pour terminer, l’environnement actuel dans lequel votre entreprise est implantée ne convient peut-être plus. De nouveaux environnements plus animés et modernes naissent. Votre entreprise se voit ainsi contrainte de se délocaliser.

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